按照学校的相关要求，为了保证学生档案的完整性和安全性，进一步做好新生档案的接收工作，现将各学院档案接收及归档工作的相关要求说明如下： 

　　一、新生档案的接收 

　　1、邮寄至学校的新生档案，需学生本人拿身份证或一卡通领取； 

　　2、辅导员在接收档案时检查档案密封条是否完整，对于封条有严重破损，私自拆封、涂改档案内容的档案视为无效，要求学生到其生源地重新加封，方可接收。 

　　二、新生档案的归档 

　　1、档案中必须具备的材料包括：高考报名登记表、高考体检表、高考志愿登记表和中学生学籍材料； 

　　2、辅导员对新生档案进行审阅时，要将录取通知书、准考证、新生体检表、学生基本情况登记表装入学生档案袋中； 

　　3、档案中如果有党员材料和团员材料的，应将党员材料和团员材料取出，方便以后交于相关部门使用。 

　　4、材料不齐全的新生档案，辅导员要及时通知其向生源地招办或毕业学校索取。 

　　三．新生档案的保存 

　　新生档案审查完毕后，按照花名册顺序排序，由各学院存放。  

　　各学院接收、整理档案的工作，要明确责任人，规范工作流程，认真做好档案归档工作。